Overstappen naar een PIM-systeem is voor veel organisaties de juiste keuze. Want wie zijn content en data(bronnen) goed op orde heeft, werkt beter, wendbaarder en overzichtelijker. Maar hoe ziet de implementatie van zo’n PIM-systeem er eigenlijk uit? In dit blog nemen we je stap voor stap mee van het eerste gesprek tot de uiteindelijke nazorg.

Fase 1: Voorbereiding en analyse

De eerste fase is altijd die van de voorbereiding. Hier wordt bepaald wie wat gaat doen, waar de verantwoordelijkheden liggen en wie de contactpersonen zijn. Bovendien worden de doelen vastgesteld zodat deze na implementatie kunnen worden geëvalueerd. 

In deze voorbereidingsfase worden ook het budget, scope, risico’s en voorzieningen vastgesteld. 

Data-analyse

Als die zaken zijn vastgesteld, wordt er een uitgebreide analyse uitgevoerd van de beschikbare data binnen de organisatie. Die data kan flink versplinterd zijn als er nog gewerkt wordt met excel-bestanden die beheerd worden door een enkele medewerker. 

Alle data worden beoordeeld op de kwaliteit, bijvoorbeeld of deze niet dubbel of verouderd zijn. Dit is belangrijk: pas als er een eenduidige, gestructureerde en bruikbare dataset bestaat, kan er begonnen worden met de implementatie hiervan in een nieuw PIM-systeem.

Fase 2: Datamanagement Proces & Organisatie

Na de normalisering en structuralisering van de data, wordt er geïnventariseerd aan welke databronnen / systemen de PIM gekoppeld gaat worden. Het gaat dan bijvoorbeeld om een app, webshop of ERP-systeem waaruit de PIM data leest en ontvangt.

Weerstand personeel

Grote veranderingen kunnen voor weerstand zorgen onder het personeel. Dat is niet zo gek: niet iedereen zit te wachten om zijn of haar vertrouwde manier van werken los te laten en een nieuw, onbekend softwaresysteem onder de knie te krijgen. Het is belangrijk om in deze fase deze weerstand aan te kaarten en te bespreken zodat iedereen de verandering accepteert. De knop gaat echt definitief om.

Fase 3: Inrichting van het systeem

Op basis van de verzamelde informatie wordt het PIM-systeem ingericht. Niet alleen de productgegevens zijn hier belangrijk (zoals de kenmerken, varianten, onderlinge relaties, types en SKU-niveaus), maar ook hoe deze producten gegroepeerd worden op basis van overeenkomstige kenmerken (de producthiërarchie). Naar aanleiding van deze categorisering kunnen producten bijvoorbeeld sneller worden gevonden door de klant of slimmer worden ingedeeld voor de afhandeling door de financiële afdeling. Ook worden in deze fase koppelingen gebouwd met andere systemen.

Onboarding & Offboarding

Een belangrijk onderdeel van de systeeminrichting is het zogenaamde onboarding en offboarding. Met onboarding wordt bedoeld dat data en informatie uit verschillende systemen in de PIM terechtkomen. Neem een organisatie die levensmiddelen levert: via een koppeling kan waardevolle data over ingrediënten en voedingswaarden uit een ander (extern) systeem toegevoegd worden aan de productinformatie in de PIM.

Met offboarding wordt de data bedoeld die naar de verschillende kanalen gestuurd worden, zoals de webshop, app, brochures of marketingkanalen. Het kan voorkomen dat in de brochure langere teksten en grotere afbeeldingen nodig zijn dan bijvoorbeeld de webshop, of de hoeveelheid producten die worden aangeboden. In de PIM worden deze kwalitatieve en kwantitatieve verschillen per kanaal gedefinieerd.  

Fase 4: Testen, training en (voorbereiding) livegang

In deze fase wordt voornamelijk veel getest: iedere (data)koppeling moet feilloos en snel zijn. Het aanpassen van koppelingen en datasets is na de livegang namelijk complexer dan ervoor. Ook wordt in deze fase het personeel getraind zodat ze snel alle voordelen uit het nieuwe PIM-systeem kunnen halen.

Fase 5: Beheer en nazorg

Als het PIM-systeem eenmaal is geïmplementeerd, worden de doelen die in de eerste fase zijn vastgesteld geëvalueerd. Eventuele kinderziektes worden verholpen en aanpassingen worden gedaan waar nodig is. Is er na verloop van tijd vraag naar een specifieke uitbreiding of functionaliteit (bijvoorbeeld de aansluiting van een nieuwe webshop)? Dan kunnen er altijd nieuwe modules of koppelingen van de PIM ontwikkeld worden.

Maatwerk

Iedere organisatie is anders. Hoewel bovenstaande fases een goed idee geven van het werk dat gedaan moet worden, is het daadwerkelijke implementeren van een PIM altijd maatwerk, met iedere keer weer nieuwe informatie, wensen, data en doelen.

Benieuwd hoe de implementatie van een PIM-systeem in jouw organisatie eruitziet? Neem dan eens vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden te bekijken.

pim Akeneo

Wat is jouw mening?