Trello is een online applicatie die gebruikt kan worden voor het organiseren van je projecten. Je kan trello zien als een digitaal scrum board. Aanmelden is gratis, maar er zijn ook betaalde pakketten voor meer opties en functionaliteiten.

In de basis bestaat Trello uit 3 elementen:

Boards: Elk board geeft een totaaloverzicht van 1 project.
Lists: Elk board is ingedeeld in 1 of meer lijsten.
Cards: Een lijst bevat op zijn beurt weer kaarten, die de specifieke werkzaamheden beschrijven.
Maar dat is uiteraard niet alles. Elk board is o.a. weer uit te breiden met verschillende leden en labels en kaarten kunnen voorzien worden van reacties, documenten en todo lijsten die afgevinkt worden.

De opties van Trello zijn legio en aan te passen naar specifieke wensen. In dit blog beschrijven wij hoe wij binnen The Webmen gebruik maken van Trello.

#0

Het project aanmaken en inrichten

Het begint allemaal met het aanmaken van een nieuw board. Bijvoorbeeld “Nieuwe website”. Nadat we het board hebben aangemaakt voegen we de leden toe die aan dit project gaan werken. Zij kunnen dan in een later stadium aan kaarten gekoppeld worden en in reacties getagged worden. Alleen leden die een actief Trello account hebben kunnen toegevoegd worden.

Vervolgens kunnen er labels aangemaakt worden. Elk board heeft zijn eigen labels en labels kunnen weer aan een kaart toegevoegd worden. Trello geeft standaard 6 kleuropties aan maar deze zijn uit te breiden met nog 4 kleuren of een kleurloos label. Wij gebruiken deze labels doorgaans om prioriteiten aan te geven:

  • Rood: Prio 1 - Must have
    Zeer hoge prioriteit en moet z.s.m. opgepakt worden. De werkzaamheid op deze kaart is essentieel voor het project en moet indien mogelijk als eerste opgepakt worden.
  • Oranje: Prio 2 - Should have
    Hoge prioriteit. De werkzaamheid is afgesproken met de klant en een belangrijke functionaliteit voor het project.
  • Geel: Prio 3 - Could have
    Gemiddelde prioriteit. De werkzaamheid hoort binnen de afgesproken functionaliteit van het project, maar staat de voortgang (nog) niet in de weg.
  • Groen: Prio 4 - Like to have
    Lage prioriteit. De werkzaamheid is niet van tevoren afgesproken maar het is wel gewenst dat deze verwerkt wordt.

Belangrijk is het dat je labels niet te snel misbruikt en ze niet voor een heleboel verschillende dingen gebruikt. Als je de 4 bovenstaande labels gebruikt om prioriteiten aan te geven is het niet heel logisch een label aan te maken met “Wachten op content”. Daar zou je dan weer beter een lijst voor kunnen aanmaken. Ook is het niet handig alle kaarten de label "Must have" te geven. Dit gaat het doel van de labels voorbij. Natuurlijk moeten alle besproken functionaliteiten verwerkt worden, maar vraag jezelf gewoon af wat de hoogste prioriteit heeft en wat minder.

Lijsten aanmaken

Nadat het board is aangemaakt kunnen de lijsten ingedeeld worden. Een lijst moet niet té specifiek zijn, maar ook niet te globaal. Een hele rits lijsten werkt immers net zo onoverzichtelijk als één lange. Dit zijn de meest voorkomende lijsten:

  • (To do) design
  • (To do) back end
  • (To do) front end
  • Doing
  • Done
  • Livegang
  • Aanleveren/ontbrekende content

Kaartjes aanmaken

Nu de lijsten zijn aangemaakt kunnen de kaartjes aangemaakt worden. De kaarten zijn het meest belangrijke onderdeel van het board. Hierin staat alle nodige informatie voor een specifieke werkzaamheid. Dit zijn:

  1. De titel: Een korte en duidelijke naam voor de werkzaamheid.
  2. Omschrijving: Uitgebreide uitleg van wat de werkzaamheid omvat.
  3. Leden: 1 of meer leden die aan deze werkzaamheid moeten werken.
  4. Labels: Om de prioriteit van de werkzaamheid aan te geven.
  5. Checklist: Een opsomming van punten die afgevinkt kunnen worden.
  6. Vervaldatum: Als een werkzaamheid voor een specifieke datum gedaan moet zijn.
  7. Bijlage: Document ten behoeve van de werkzaamheid (bijvoorbeeld een afbeelding).

#0

Een kaart kan overigens ook vrij simpel zijn. Zoals “Homepage”. Deze kaart zou je bijvoorbeeld kunnen zien onder de lijst “Design” en houdt in dat deze nog gemaakt moet worden. Als het design van de homepage klaar is kan het kaartje naar “Back end” of “Front end”.

Het board overzichtelijk houden

Trello is bedoeld om een goed overzicht te geven van een project. Het is daarom ook erg belangrijk een board overzichtelijk te maken en te houden. Met de opties die Trello biedt is dit heel gemakkelijk te doen. Hier een aantal tips:

  • Maak niet onnodig veel lijsten aan, en geef ze een duidelijke naam.
  • Probeer bij meerdere aanpassing op 1 pagina een checklist aan te maken voor die pagina en noem het kaartje bijvoorbeeld “Aanpassingen Homepage”.
    • Als er zowel front end als back end werkzaamheden zijn voor de homepage maak dan 2 aparte kaarten aan in hun bijbehorende lijsten. Of maak 1 kaart aan en zorg ervoor dat zodra bijvoorbeeld het back end werk verricht is de kaart naar front end gaat.
  • Voeg een beschrijving toe aan een kaart. Wees hierin duidelijk! Liever te uitgebreid dan te beknopt. Het kan zijn dat iemand anders aan de kaart moet werken dan je origineel voor ogen had, of er gaat meer tijd dan gedacht overheen voor iemand aan de kaart kan werken. Hierdoor kan een eventuele telefonische bespreking van het kaartje alweer vergeten zijn.
  • Maak gebruik van de labels en leden.
  • Vermeld in een reactie altijd de persoon via de @ optie.
  • Verwijder afbeeldingen als omslagen. Deze maken lijsten onnodig lang en onoverzichtelijk.
  • Verplaats kaarten als ze afgerond zijn. Een kaart kan bijvoorbeeld van “Design” naar “Back end” versleept worden, of van “Front end” naar “Done”.
  • Ontkoppel aangewezen personen van de kaart. Dit houdt het voor iedereen duidelijk wat hij/zij nog moet doen.
  • Archiveer kaarten als ze al een lange tijd op de “Done” lijst staan zodat deze niet te lang wordt.
  • Verwijder foutieve kaarten.
  • Leg duidelijk uit wat de werkzaamheid is:
    • Gaat het om een aanpassing of een bug op een bestaande pagina:
      • Vermeld in het geval van een bug hoe deze ontstaat;
      • Vermeld om welke pagina het gaat, het liefst met een link erbij;
      • Als de pagina uit meerdere onderdelen bestaat, geef dan aan om welk onderdeel het gaat;
      • Voeg eventueel een duidelijk screenshot toe met zoveel mogelijk essentiële informatie.

Fout

Algemene titel en onduidelijke beschrijving. Het is niet duidelijk om welke pagina of welk onderdeel het gaat ("product afbeelding" kan hier slaan op de hoofd afbeelding of op een product afbeelding van een gerelateerd product).

#0

Goed

Met een screenshot wordt meteen duidelijk om welke afbeelding het gaat. Bovendien is in het screenshot de URL zichtbaar en deze staat ook in de beschrijving (dan hoef je hem niet helemaal over te typen). De uitgebreide beschrijving maakt nog duidelijker wat er fout gaat en verwacht wordt.

#0

Tot slot

Trello is een zeer uitgebreide web applicatie die het verloop van een project, indien goed toegepast, overzichtelijk maakt en houdt. Blijf in je achterhoofd afvragen of het voor anderen ook logisch is. En nogmaals: Liever te uitgebreid dan te beknopt!


Ook interessant

Responsive afbeeldingen op je website

16 juni 2016

5 redenen waarom je Google “material design” wilt gebruiken

10 december 2016

Wat kost een website?

9 oktober 2017

Wat is jouw mening?